اکسس برنامه‌ی بانک اطلاعاتی (پایگاه داده‌ها) است و بانک اطلاعاتی مجموعه‌ای از اطلاعات است که به مرور زمان وارد سیستم شده‌اند و این داده‌ها وقتی پایگاه داده نامیده می‌شوند که به هم مرتبط باشند و با همدیگر کار کنند و شما امکان دسترسی، گردآوری و گزارش‌گیری از داده‌ها را دارید. بنابراین یک کتاب درست است که مجموعه‌ای از داده‌هاست، اما چون این داده‌ها با هم کار نمی‌کنند، پایگاه داده به حساب نمی‌آید.

به طور علمی‌تر، اکسس، سیستم مدیریت پایگاه داده‌ها (DB یا database) یا بانک اطلاعاتی رابطه‌ای است. دفترچه‌ی تلفن یا برنامه‌ی ۱۱۸ نوعی DB محسوب می‌شود.

در دیتابیس‌های اکسس حجم زیادی از اطلاعات نگهداری می‌شود که ممکن است گاهی به پاره‌ای از آن‌ها نیاز باشد. برای نمونه در دانشگاهی که تعداد زیادی دانشجو دارد، هر دانشجو اطلاعات فراوانی دارد، از جمله نام و نام خانوادگی، نام پدر، تاریخ تولد و …، از لحاظ درسی با رشته، ترم، تعداد واحد، سهمیه و … با آموزش سر و کار دارد، از لحاظ خوابگاه و وام و … با تعاون سر و کار دارد، از لحاظ مالی در زمینه‌ی سرویس، ژتون، خوابگاه و … با حسابداری و به همین ترتیب. گاهی لازم است مثلاً اسامی افرادی که متولد ۱۳۷۰ تا ۱۳۷۸، دختر، دانشجوی رشته‌ی معماری و دارای معدل ترم دومِ بالای ۱۸ هستند، برای منظور خاصی جدا شود. در اینجا از اکسس استفاده می‌شود.

 

گاهی لازم است گزارشی از شغل پدر دانشجویان مشروطی ترم آخر داشته باشیم و ببینیم آیا رابطه‌ای بین این دو وجود دارد یا خیر، باز هم از اکسس استفاده می‌شود. به طور کلی اکسس برای دستیابی به اطلاعات پراکنده به کار می‌رود. در زندگی شخصی، فرض کنید شما فروشنده‌ای هستید که روزی چندین مورد خرید و فروش، نوشتن چک، پاس کردن چک و … دارید و این موارد در ماه و سال بسیار زیاد می‌شوند و برای آن که در پایان سال، یا بعد از گذشت چندین سال به اطلاعات خود در طی این زمان مراجعه کنید، نیاز به این نرم افزار مفید دارید.